2025/11/24
じゅくのすけ編集部
個別指導塾を運営されている方から、よくこんなお悩みをお聞きします：
この記事では、個別指導塾のシフト管理を効率化し、業務時間を大幅に削減する7つの方法をご紹介します。
多くの個別指導塾では、シフト調整の自動化により、これまで月に10時間以上かかっていた作業を数分程度に短縮できるようになっています。
個別指導塾のシフト管理が大変な理由は、複数の制約条件を同時に満たす必要があるからです。
講師の希望シフト
生徒の希望日程
教室のリソース
講師と生徒の相性
これらの制約条件を全て考慮しながら、手作業でシフトを組むのは極めて困難です。
また、一度組んだシフトも、講師の急な体調不良や生徒の予定変更により、頻繁に調整が必要になります。
多くの塾では、講師の希望シフトを以下の方法で集めています：
Webフォームやアプリで希望シフトを登録できるようにすると：
✅ 提出率が向上：スマホから24時間いつでも登録可能 ✅ 転記ミス防止：データベースに直接保存 ✅ 集計が楽：自動で一覧化 ✅ 履歴管理：過去の希望シフトも確認可能
デジタル化により、講師が自分の都合の良い時間に提出できるようになるため、提出率の向上が期待できます。
塾管理者が保護者から電話・メールで希望を聞き取り、手作業で管理していると：
保護者が専用画面から希望日程を入力できるようにすると：
✅ 保護者の利便性向上：24時間いつでも入力可能 ✅ 塾の電話対応時間削減：電話での聞き取り業務が不要に ✅ データの正確性向上：保護者が直接入力するため、伝達ミスなし
講師10名、生徒50名の場合、組み合わせは無数に存在します。
手作業では：
最適化アルゴリズム（OR-Tools等） を使うと：
これらの条件を全て考慮して、数秒〜数分で最適な組み合わせを自動計算します。
「この時間帯、ブースは空いているか？」を瞬時に確認できないと：
Googleカレンダーのような形式で、色分けして表示すると：
管理者も講師も保護者も、リアルタイムで空き状況を確認できます。
講師の体調不良や生徒の予定変更があった時、従来は：
シフト変更があった瞬間に、関係者全員に自動通知が届くと：
✅ 情報伝達が即座に完了 ✅ 伝達ミスなし ✅ 管理者の連絡業務が不要に
「来週火曜までに希望シフトを出してください」と言っても：
締切の3日前・1日前に自動でメール/LINEが届くと：
過去のシフトデータを分析すると：
これらのデータを元に、事前に講師のシフトを調整したり、保護者に別の時間帯を提案することで、よりスムーズなシフト運用が可能になります。
個別指導塾のシフト管理を効率化する7つの方法をご紹介しました。
| 方法 | 期待される効果 |
|---|---|
| 1. 講師シフトのデジタル化 | 提出率の向上、転記ミス防止 |
| 2. 保護者専用画面 | 電話対応時間の削減、伝達ミス防止 |
| 3. 自動マッチング | 調整時間の大幅短縮、最適化精度向上 |
| 4. ブース可視化 | ダブルブッキング防止、空き状況の把握 |
| 5. リアルタイム共有 | 情報伝達の迅速化、伝達ミス防止 |
| 6. 自動リマインダー | 提出忘れ防止、管理者の負担軽減 |
| 7. データ分析 | 事前最適化、傾向把握 |
最も重要なのは、事務作業を削減することで、本来注力すべき「生徒への教育」「講師の育成」「カリキュラムの改善」に時間を使えるようになることです。
シフト調整業務を大幅に削減できれば、年間で多くの時間が生まれます。この時間を教育品質の向上に使うことができれば、生徒の成績向上・保護者満足度向上・塾の評判向上に繋がります。
Google フォームなど無料ツールでも始められます。本格的なシステムでも、月額1万円程度から利用可能なものもあります。シフト調整に費やしていた人件費を考えると、十分にペイする投資です。
小規模塾でも効果はあります。むしろ、塾長1人で運営している場合、シフト調整業務の負担が大きいため、システム化による効果は大きいです。
スマホでLINEが使える程度のリテラシーがあれば十分です。むしろ、講師はスマホでの操作に慣れているため、紙やExcelより使いやすいという声も多いです。
最初は一部の講師・生徒だけで試験導入し、慣れてきたら全体に展開する方法がおすすめです。段階的に移行することでリスクを最小化できます。
じゅくのすけでは、個別指導塾のシフト管理を自動化するシステムを提供しています。
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公開日: 2025年12月4日 更新日: 2025年12月4日 執筆: じゅくのすけ編集部 運営: 株式会社Decryption
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